« Gérer collectivement et de façon dématérialisée les dépenses d’une production »

Atelier prise de conscience de la réalité et des responsabilités budgétaires d’un film poste par poste

Comment vous pratiquez ?

1. Pourquoi dématérialiser et centraliser ? 
2. Installation et prise en main de l’application
   1. Découverte de l’interface et création des comptes utilisateur·rice·s
   2. Paramètres initiaux et navigation
3. Travail collaboratif : visualiser les actions de chacun·e
   1. Informer les équipes du choix de l’outil de dématérialisation
   2. Circuit d’une dépense : avant / après
   3. Notifications, historique et responsabilités
4. Transmission d’une dépense par un des membres de l’équipe
   1. Transmission des justificatifs : notes de frais, factures
   2. Complétion des informations requises
   3. Envoi dans le circuit
5. maG dans l’écosystème des autres outils métiers
   1. My Role, La suite Xotis, MMB

Rappel de la cession du matin

1. Situation budgétaire en temps réel dans maG
   1. création à partir d’un modèle (CNC, MMB ou autre) et consultation d’une situation
   2. modification des affectations de lignes budgétaires 
   3. gestion du crédit d’impôt
   4. gestion des régions
2. Approbation des dépenses par les chef·fe·s de poste
   1. Lecture et contrôle des justificatifs déposés
   2. Signalement des anomalies ou pièces manquantes et rejet
   3. Approbation avant transmission à la direction de production
3. Imputation budgétaire et validation d’une dépense par la direction de production
   1. Lecture des lignes budgétaires
   2. Imputations incluant aides (CNC, régions…)
   3. Alerte dépassement et suivi d’engagement
4. Vérification comptable des pièces par l’administration de production
   1. contrôle des justificatifs
   2. vérification des écritures comptables
   3. Transfert en comptabilité
5. Collecte des données d’impact pour et par la coordination d’éco-production
   1. présentation du rôle de collecte de l’éco-référent
   2. l’intérêt d’un outil collaboratif pour la collecte des informations d’impact
   3. Typologie des achats à impact
   4. Préfiguration de l’empreinte carbone à partir des dépenses
   5. Liens avec les calculateurs carbone (ex : Carbon’Clap)

Rappel de la journée 1

1. Créer un projet
2. Inviter des utilisateurs
3. Structuration des données adaptée par département et selon les besoins du film
   Décors, costumes, régie, structurez les données de façon pertinente par rapport à vos besoins de suivi
   1. à l’échelle du film : coproduction, budget différent
   2. à l’échelle d’un département : déco, costumes, régie…
4. Règlements
   1. accélérer le processus
   2. augmenter la visibilité de chacun
5. Gérer les tiers et les natures de dépenses
   1. pour une automatisation avancée

Rappel de la matinée

1. Préparation des rapports
1. Budget par département
2. Budget CNC
3. Budget par région
2. Gestion des situations imprévues : comment faire ?

Atelier final

1. Cas pratiques croisés : du/de la technicien·ne à la comptabilité, avec l’impact environnemental
1. Simulation d’un flux complet de dépense
2. Analyse des points critiques selon les rôles
3. Lecture transversale : technique, budgétaire, comptable, environnementale